In den letzten Monaten wurde bei Rupp ein neues Dokumentenmanagement-System von Develop eingeführt. Unsere Absicht dabei ist es, alle Dokumente zu Anfragen und Aufträgen auf einen Blick allen Beteiligten im Unternehmen zur Verfügung zu stellen, inklusive Faxe, pdfs und Briefe. Durch die Verknüpfung mit unserem ERP-System können wir außerdem jeden Auftrag in Zukunft lückenlos von der Angebotsphase bis zur Erfüllung dokumentieren.
Bei der Umsetzung haben wir pragmatische Lösungen angestrebt, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und Zeit sparen, zum Beispiel bei der Angebots- oder Rechnungserstellung. Mittels „drag & drop“ können wir künftig vermeiden, dass Dinge mehrmals erfasst werden. Auch das „Ein-Mann-Wissen“ gehört damit der Vergangenheit an., denn jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Informationen seiner Kollegen.

Mehr Qualität für den Kunden
Mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems möchten wir vor allem unseren Kunden Zeit und Ärger ersparen und unsere Prozesse in der Verwaltung verbessern. Künftig werden unsere Kunden die Informationen, die sie zu ihrem Angebot oder ihrem Auftrag benötigen, schneller erhalten, auch wenn der eigentlich zuständige Mitarbeiter gerade nicht am Platz oder nicht im Haus ist. Verbinden am Telefon oder die Suche nach Ordnern erübrigen sich. Mit ein paar Mausklicks kann jeder Mitarbeiter alle für den Kunden relevanten Informationen auf den Bildschirm holen und dann kompetent Auskunft geben.

Mit dem Dokumentenmanagement-System gewinnen wir Qualität und Schnelligkeit und haben einen weiteren Schritt zur Vernetzung unserer Prozesse getan. Natürlich befinden wir uns selbst noch in einem Lernprozess, doch wir werden jeden Tag besser.