Heute möchten wir Ihnen unseren Partner Arwis vorstellen, mit dem wir schon seit einigen Jahren zusammenarbeiten. Arwis spielt bei Rupp eine wichtige Rolle.

Stephan Pottkämper und sein Team unterstützen uns in allen Fragen der Effizienz und haben uns bei der Einführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) begleitet. Für uns ist Arwis ein betriebliches Führungsinstrument, das zur Erreichung der Unternehmensziele konsequent auf die Kommunikation mit den Mitarbeitern setzt.

100 % Transparenz in den Prozessen
Wenn Pottkämper und seine Mitarbeiter in einen Betrieb gehen, werden zunächst einmal Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiter durchgeführt, damit diese wissen, worum es geht. In Workshops werden die Führungskräfte über die genauen Abläufe informiert. Dann geht es an die Erhebung von Daten. Maschinendaten werden erfasst, Stillstände festgehalten, die Tätigkeiten und die dafür benötigten Zeiten der Mitarbeiter erfasst. Am Schluss ergibt sich ein Durchschnittswert für den Aufwand, den die Produktion erfordert. „Die Zahlen sind vielleicht ein Aha-Erlebnis, aber sie verändern nichts“, sagt Pottkämper. „Verbesserungen können nur die Mitarbeiter erreichen.“
Herzstück des Verbesserungsprozesses sind deshalb die täglichen zehn Minuten an der Pinnwand, in denen sich die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten zur Diskussion treffen. „Jeden Tag findet ein Soll-Ist-Vergleich statt. Die Mitarbeiter benennen dabei offen die Probleme, die auftauchen und diskutieren über Lösungen. Als Moderator fungiert meistens der Vorgesetzte. Es geht um Fakten und gleichzeitig um Offenheit und Vertrauen, um Lob für gute Leistung, um Disziplin und Verantwortung“, erklärt Pottkämper. „Ziel ist es, Probleme schnell zu erkennen, nach Lösungen zu suchen und die Verantwortlichen für die Umsetzung und ihre Aufgaben festzulegen. Dafür müssen die Prozesse im Unternehmen 100 Prozent transparent sein.“

Potenziale heben
Ein weiterer Vorteil des KVP, der auch durch Coachings und Videotraining begleitet wird, ist, dass er die Mitarbeiter in ihrer persönlichen Entwicklung weiterbringt. Man entdeckt so neue Talente, die dem Unternehmen zugutekommen können. „Oft sitzen Mitarbeiter am falschen Platz. Wir tendieren dazu, Menschen in eine Schublade zu stecken und damit Potenziale brachliegen zu lassen“, sagt Pottkämper. „Nur wenn sich die Mitarbeiter weiterentwickeln, entwickelt sich das Unternehmen weiter.“ In gut aufgestellten Betrieben kann man durch KVP  eine Erhöhung der Produktivität von fünf bis sechs Prozent pro Jahr erreichen, in schlecht aufgestellten immerhin noch ein bis zwei Prozent, ist Pottkämper überzeugt.

Bei Rupp betrachten wir KVP als Teil unseres Bestrebens, in allen Bereichen stetig besser zu werden und die Qualität unserer Fertigung, der Produkte und unserer Dienstleistungen zu steigern. Die Zusammenarbeit mit Arwis hilft uns nicht nur, Prozesse zu verbessern, sondern auch die Kommunikation im Unternehmen, den Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.

www.arwis.de

In den letzten Monaten haben uns viele Firmen besucht. Kunden kamen für Audits oder potenzielle Kunden für erste Besichtigungen.

Türkische Kollegen kamen, um zu schauen, wie wir arbeiten. Bei Rupp freuen wir uns immer über Besucher. Sie geben uns das nötige Feedback von außen, sind Motivation für die Mitarbeiter und zeigen uns, wo Handlungsbedarf besteht. Die Themen werden offen angesprochen, Verbesserungspotenziale benannt. Wir haben in den letzten Monaten renommierte Kunden gewonnen, die hohe Ansprüche stellen. Unsere Prozesse müssen den gewachsenen Anforderungen kontinuierlich angepasst werden. Wir wagen uns auf Neuland und müssen mit den Herausforderungen wachsen. Unsere Kunden und Besucher sind dabei die besten Partner, denn sie helfen uns, besser zu werden, indem sie uns an ihrer Meinung teilhaben lassen.

Siebte 2K-Maschine in Betrieb
Seit Ende März ist unser Maschinenpark um eine vollelektrische 2K-Maschine reicher, eine Billion Select 150. Wir haben uns im Sinne der Ressourcenschonung und weiterer Vorzüge wieder für eine vollelektrische Maschine entschieden. 2009 sind wir mit der ersten 2K-Maschine gestartet. Moderne Maschinen sind für uns Grundlage innovativer und optimierter Fertigungsprozesse.

Bei Rupp wird seit kurzem mit einem virtuellen Server gearbeitet. Das macht unabhängiger von der Hardware und erhöht die Datensicherheit. Ein echter, physischer Server beherbergt in der Regel mehrere virtuelle Server, die sich als physische Server ausgeben.

Mehrere virtuelle Server nutzen also eine einzige Hardware, das spart Kosten. Die auf einem Server installierten Softwareprogramme haben normalerweise die Funktion, den Datenaustausch zwischen dem Server und den Clients (also den verschiedenen PCs im Unternehmen) zu sichern. Virtuelle Server sind dadurch eine preiswerte Alternative und umweltfreundlich dazu, denn sie helfen, Rechnerressourcen zu sparen.

Mit dem Terminal Server sparen wir Speicherplatz auf den Rechnern im Unternehmen. Das zahlt sich besonders bei komplexen Anwendungen aus. Die Software, die wir benötigen, wird nur auf diesem Server installiert. Unsere Mitarbeiter haben von jedem PC oder Laptop aus Zugriff auf die Software, die sie gerade benötigen. Statt leistungsstarker Arbeitsplatz-PCs können wir schlanke Terminals verwenden, die geräuschlos arbeiten, preiswert und sehr energiesparend sind. Am Arbeitsplatz ist nur das Windows-Betriebssystem notwendig und keine Anwendersoftware mehr.

Gesundes Wachstum
Unsere Kunden haben es schon bemerkt: Rupp wächst. Das Unternehmen ist aus der Krise gestärkt hervorgegangen und wir können unser moderates Wachstum fortsetzen. Dafür haben wir in den letzten Jahren kontinuierlich in das Unternehmen investiert.

Der Maschinenpark des Unternehmens ist in den letzten Jahren um gut ein Drittel gewachsen. Innerhalb von wenigen Jahren wurden fünf 2K-Maschinen angeschafft. Die Produktionshalle wurde erweitert. Ein hochmodernes Lager ist in Planung. Und auch künftig wird Platz für Erweiterungen sein.

Als ich das Unternehmen 1994 von meinem Vater übernahm, ging es darum, aus einem gewachsenen Handwerksbetrieb ein modernes Industrieunternehmen zu machen. Deshalb investierten wir zuerst in Technik und Infrastruktur. Wir holten uns professionelle Unterstützung für den Ausbau der EDV und begannen, die Produktionsprozesse zu vernetzen. Wir sorgten für ein effizientes Energiemanagement und investierten in ein Businessplansystem und Werbung.

Investitionen in die Zukunft
Die damaligen Basis-Investitionen zahlen sich heute noch aus. Mit dem Businessplansystem haben wir Transparenz geschaffen. Wir kennen unsere Istzahlen und können sie jederzeit mit den Planzahlen vergleichen. Ich sehe sofort, wo es hakt. Das wissen auch die Banken zu schätzen. Das System erlaubt die Arbeit mit Szenarien. Während der Krise wussten wir so immer, wo die Reise im schlimmsten Fall hingehen würde. Die EDV-Vernetzung ermöglicht uns extrem schlanke Prozesse und einen hohen Automatisierungsgrad. Das macht das Unternehmen unabhängiger und variabilisiert die Kosten. Gleichzeitig arbeiten wir permanent intensiv an unseren Kernkompetenzen Spritzguss und Werkzeugherstellung. Wir ließen uns zum Beispiel schon nach ISO/TS 16949 zertifizieren und schafften 2-Komponenten-Maschinen an, als noch gar nicht ausreichend Kunden vorhanden waren, die diese Professionalität nachfragten. Für uns waren diese Anstrengungen eine Investition in die Zukunft, auf denen wir uns jedoch nicht ausruhen.

Leistungskraft von Rupp richtig kommunizieren
Mit unserem langjährigen Berater haben wir das Unternehmen auch im Marketing neu ausgerichtet und die Erkenntnisse zielgruppengerechter Kommunikation genutzt. Ein neues Unternehmensbild aus einem Guss, von den Prospekten bis zur Online-Website und andere Maßnahmen haben dazu geführt, dass Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter ein anderes Bild des Unternehmens entwickelten. Dazu trug auch unser neues Selbstverständnis bei: „Rupp Spritzguss-Technik mit Herz und Know-how“. Wir sehen uns heute als Kompetenzzentrum und innovative Problemlöser für anspruchsvolle Spritzgussteile und Werkzeuge. Dazu gehört auch, dass wir nach außen kommunizieren und so ein positives Bild unseres Unternehmens vermitteln. Das ist wichtig, um Kunden anzuziehen, qualifizierte Mitarbeiter und Partner zu gewinnen. Wir sind der Meinung, dass wir nicht alles selbst machen müssen. Deshalb nehmen wir bei Bedarf auch die Unterstützung von Partnerunternehmen in Anspruch. Wenn wir hier die Besten gewinnen wollen, müssen wir uns entsprechend präsentieren.

Wir können und wollen jetzt wachsen. Natürlich bringt Wachstum auch Risiken mit sich, die man beachten muss. Andererseits muss man sich etwas zutrauen, Chancen ergreifen und sich hohe Ziele stecken.

Andreas Rupp

In den letzten Monaten wurde bei Rupp ein neues Dokumentenmanagement-System von Develop eingeführt. Unsere Absicht dabei ist es, alle Dokumente zu Anfragen und Aufträgen auf einen Blick allen Beteiligten im Unternehmen zur Verfügung zu stellen, inklusive Faxe, pdfs und Briefe. Durch die Verknüpfung mit unserem ERP-System können wir außerdem jeden Auftrag in Zukunft lückenlos von der Angebotsphase bis zur Erfüllung dokumentieren.
Bei der Umsetzung haben wir pragmatische Lösungen angestrebt, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und Zeit sparen, zum Beispiel bei der Angebots- oder Rechnungserstellung. Mittels „drag & drop“ können wir künftig vermeiden, dass Dinge mehrmals erfasst werden. Auch das „Ein-Mann-Wissen“ gehört damit der Vergangenheit an., denn jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Informationen seiner Kollegen.

Mehr Qualität für den Kunden
Mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems möchten wir vor allem unseren Kunden Zeit und Ärger ersparen und unsere Prozesse in der Verwaltung verbessern. Künftig werden unsere Kunden die Informationen, die sie zu ihrem Angebot oder ihrem Auftrag benötigen, schneller erhalten, auch wenn der eigentlich zuständige Mitarbeiter gerade nicht am Platz oder nicht im Haus ist. Verbinden am Telefon oder die Suche nach Ordnern erübrigen sich. Mit ein paar Mausklicks kann jeder Mitarbeiter alle für den Kunden relevanten Informationen auf den Bildschirm holen und dann kompetent Auskunft geben.

Mit dem Dokumentenmanagement-System gewinnen wir Qualität und Schnelligkeit und haben einen weiteren Schritt zur Vernetzung unserer Prozesse getan. Natürlich befinden wir uns selbst noch in einem Lernprozess, doch wir werden jeden Tag besser.

Im Zuge der Neustrukturierung wurden bei Rupp alte Bereiche aufgelöst und neu geordnet. Dabei haben wir darauf geachtet, dass die neue Struktur unseren Kunden den größtmöglichen Nutzen bringt. Das Ergebnis ist unser Auftragszentrum.

Im Auftragszentrum laufen alle Fäden zusammen. Das hat mehrere Vorteile: Die Informationen über Aufträge und deren Stand sind intern besser bekannt und nutzbar. Die Verantwortung für die Erfüllung eines Auftrags liegt bei allen im Betrieb Beteiligten. Es kann sich niemand aus der Verantwortung stehlen. Es gibt jetzt zum Beispiel statt der Arbeitsvorbereitung eine gemeinsame Fertigungsplanung, in die jedes Team, das am Auftrag beteiligt ist, seine Kompetenz einbringt. Alle Beteiligten wissen zu jedem Zeitpunkt, wie es um den Auftrag bestellt ist und können entsprechend vorausschauend reagieren. Durch die verbesserte interne Kommunikation werden die Reaktionszeiten im Problemfall verkürzt.

Jede Abteilung ist Kunde
Über das Auftragszentrum werden auch alle internen Aufträge abgewickelt. Das bedeutet, dass im Grunde genommen jeder bei Rupp auch ein Kunde von Rupp ist. Unsere Mitarbeiter erfahren unseren Service direkt und sind in der Lage, Schwachstellen rechtzeitig zu identifizieren und eine Verbesserung zu erreichen. Unterstützt wird die neue Struktur durch unsere EDV, die alle Abläufe im Unternehmen zusammenführt, vernetzt und für die Mitarbeiter sichtbar macht.

Wir haben die neue Struktur für unsere Kunden entworfen, weil wir sie optimal bedienen möchten. Sagen Sie uns Ihre Meinung dazu, lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben, damit wir besser werden können. Ich freue mich auf Ihren Anruf.

Konzentration auf das Wesentliche
2009 ausgebremst von der Wirtschafts- und Finanzkrise ist Rupp jetzt wieder durchgestartet. Wir merken, dass sich der Markt in Bewegung befindet. Neue Kunden fragen  Leistungen nach, die bisherigen Kunden erteilen neue Aufträge. Damit Rupp in Zukunft mit solchen radikalen Veränderungen Schritt halten kann, muss sich das Unternehmen selbst bewegen. Wir müssen schneller reagieren können und flexibler werden.

Als wir im letzten Jahr damit begannen, unsere Strukturen und Prozesse einmal mehr auf ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu untersuchen, wurde uns schnell klar, dass wir durchaus noch Möglichkeiten haben, unsere Reaktionszeiten zu verkürzen und Prozesse zu beschleunigen.  Dazu gehörten vor allem der Abbau von Überkapazitäten, die Konzentration auf unsere Kernkompetenzen und weitere Automatisierung.

Neuorganisation ist weit vorangeschritten
Die Personalbindung an Maschinen wird immer geringer. Stattdessen benötigt man für anspruchsvolle Aufgaben mehr qualifiziertes Personal. Zu viele Kapazitäten wurden für Tätigkeiten vorgehalten, die nicht regelmäßig anfielen und außerdem nicht zu den Kernleistungen des Unternehmens zählten. Solche Aufgaben werden jetzt außer Haus vergeben. Das entlastet uns und ermöglicht die Konzentration auf die Felder, in denen unsere Kernkompetenzen liegen – Werkzeugbau, Spritzguss, Entwicklung und Konstruktion mit dem Kunden. Nur so können wir unseren Kunden weiterhin Begleiter über die ganze Wertschöpfungskette von Spritzgussteilen sein.

Mittlerweile ist die Neuorganisation weit vorangeschritten. Doch die Veränderung wirft immer wieder neue Fragen auf. Die Mitarbeiter müssen sich auf veränderte Arbeitsplätze und Aufgabenbereiche und auf mehr Verantwortung einstellen. Das ist nicht immer leicht. Das Gelingen eines solchen Wandels hängt davon ab, wie es der Führungsmannschaft gelingt, die Mitarbeiter zu überzeugen. Als geschäftsführender Gesellschafter sehe ich mich besonders in der Pflicht. Es ist meine Aufgabe, das Verständnis der Mitarbeiter für die Veränderungen zu wecken. Deshalb stelle ich mich hin und wieder selbst an einen Arbeitsplatz in der Produktion. Damit will ich nicht zeigen, wie es geht, sondern verstehen, was läuft, wo es Probleme gibt und weshalb wir uns mit der Lösung schwertun.

Wandel ist ein Gewinn für alle
Wenn es nicht gelingt, die Mitarbeiter zu überzeugen und mitzunehmen, bleiben Veränderungen oft wirkungslos.  Die Mitarbeiter müssen verstehen, aber auch fühlen, dass die Veränderungen ein Gewinn für uns alle sind, weil wir dadurch besser werden. Es reicht nicht aus, Abläufe zu erklären und Aufgaben neu zu verteilen. Wir alle müssen erleben und spüren, dass es unsere Anstrengungen wert sind und dass sie geschätzt werden. Nachhaltige Veränderung, die Verbesserung bringt, gelingt nur, wenn alle überzeugt sind und aktiv an einem Strang ziehen. Bei Rupp haben wir alle immer wieder bewiesen, dass wir zu Veränderungen fähig sind. Denn wir haben einen starken Antrieb: unseren Kunden die optimale Leistung zu bieten.

Andreas Rupp

Erfolg im Team
Wir bei Rupp wollen die Besten sein. Wir wollen in der ersten Liga mitspielen, der Konkurrenz voraus sein. Das wird nur gelingen, wenn wir die besten Mitarbeiter für uns gewinnen und auch halten können. In einem kleinen Unternehmen verfügt man nicht über die Möglichkeiten der großen Konzerne, die mit einem bekannten Namen, hoher Vergütung, flexiblen Arbeitszeiten und guten Aufstiegsmöglichkeiten für sich werben können. Deshalb ist es umso wichtiger, dass das Klima stimmt, dass sich die Mitarbeiter geschätzt fühlen, in ihrer Arbeit einen Sinn finden und stolz auf das Unternehmen sind.

Das bedeutet nicht, dass wir keine Höchstleistung verlangen, aber es bedeutet, dass wir die Leistung anerkennen und sich das Führungsteam ebenso einsetzt. Es muss stets vorausgehen und jeden einzelnen Mitarbeiter mitnehmen. Dafür ist es notwendig, die Mitarbeiter mit ihren Stärken und Schwächen zu kennen und ihnen den Freiraum zu lassen, den sie benötigen. Nur dann kann man sie entsprechend fördern und sie dabei unterstützten, ihre Fähigkeiten zu entwickeln.

Führen heißt Coachen
Das Führungsteam bei Rupp versteht sich deshalb als Coach seiner Mitarbeiter. Wir setzen unsere Teams so zusammen, dass sich ihre einzelnen Mitglieder ergänzen und optimal zusammenwirken. Ein Team, dass nur aus kreativen Querdenkern besteht wird ebenso wenig Erfolg haben, wie ein Team, das sich nur aus kritischen Köpfen zusammensetzt. Es muss diejenigen geben, die Ideen haben, diejenigen, die sie umsetzen und diejenigen, die genau hinschauen und mögliche Schwierigkeiten entdecken und dafür sorgen, dass das Konzept oder die Umsetzung entsprechend geändert werden. Wird jeder Mitarbeiter mit seinen individuellen Fähigkeiten respektiert und an der richtigen Stelle eingesetzt, trägt jeder zum Team-Erfolg bei.

Warum wir Ihnen das erzählen?
Damit Sie sehen, dass Qualität bei uns nicht nur High-Tech bedeutet, sondern dass Qualität ein Zusammenspiel aller Bereiche ist, an dem wir ständig arbeiten. Die Qualität unseres Führungsteams trägt entscheidend dazu bei, dass unsere Mitarbeiter ihr gesamtes Potenzial abrufen können und wir gemeinsam ein Höchstmaß an Qualität für unsere Kunden erreichen.

Die Ausbildung des eigenen Nachwuchses ist bei Rupp ein Muss. Auf dem Markt wird es nicht zuletzt wegen der demographischen Entwicklung zunehmend schwieriger Fachkräfte zu finden, vor allem für eine mit 45 Mitarbeitern relativ kleine Firma. Deshalb bieten wir alle zwei Jahre einen Ausbildungsplatz für einen Werkzeugmacher an. Fast alle unsere Mitarbeiter im Werkzeugbau kommen aus eigener Ausbildung.

Die Suche nach einem Auszubildenden gestaltet sich ebenfalls nicht immer einfach, obwohl bei Rupp auch gute Hauptschüler eine Chance haben. Viele Jugendliche ziehen einen Ausbildungsplatz bei einem großen und bekannten Unternehmen vor. Sie versprechen sich dort bessere Aufstiegsmöglichkeiten. „Nicht unbedingt richtig“, meint Ausbilder Patrick Tzschach. „In einem Familienunternehmen wie unserem ist jeder nah dran am Chef. Unsere Hierarchien sind flach und wer sich beweist, kann schnell Verantwortung übernehmen.“

Gemeinsinn entwickeln
Zu den Anforderungen, die Rupp an die Schulabgänger stellt, zählen neben guten Noten in Mathematik und Physik auch soziale Kompetenz, Pünktlichkeit, Ehrlichkeit, Einsatzwillen und etwas handwerkliches Geschick. Das Aussehen der Bewerbung und das Auftreten im Bewerbungsgespräch sind entscheidend. „Wir wollen junge Leute haben, die motiviert sind und sich in ein Team einfügen können“, sagt Patrick Tzschach. Deshalb gehört es bei Rupp von Anfang an dazu, dass der Auszubildende eine Aufgabe für die Allgemeinheit übernimmt, oft nur eine Kleinigkeit. „Die Ernsthaftigkeit, mit der der Auszubildende diese Aufgabe erfüllt, zeigt uns schnell, wessen Geistes Kind er ist“, sagt der Ausbilder. „Ich finde es nicht schlimm, wenn einmal etwas daneben geht, aber ich erwarte, dass es angesprochen wird. Wer darauf hofft, dass ich Fehler oder Versäumnisse nicht bemerke statt rechtzeitig mit mir zu sprechen, darf  nicht auf  Verständnis hoffen.“

Ausbildungsziel: eigenverantwortliches Arbeiten
Rupp ist ein innovatives Unternehmen, das sich kompromissloser Qualität verpflichtet hat. Deshalb ist für Firmenchef Andreas Rupp und Patrick Tzschach neben den durch die Ausbildungsordnung vorgegebenen fachlichen Zielen das oberste Ausbildungsziel eigenverantwortliches Arbeiten. „Wenn wir Mitarbeiter wollen, die Lösungen für anspruchsvolle Kunden finden, müssen wir sie von Anfang an dazu erziehen, Eigeninitiative zu entwickeln und selbstständig nach Lösungen zu suchen“, sagt der Ausbilder. „In unserer Ausbildung gelten deshalb die Prinzipien ‚eigenverantwortlich arbeiten‘ und ‚führen statt lehren‘.“ Konkret bedeutet das, dass dem Auszubildenden Aufgaben gestellt werden und er die Hilfsmittel zur Verfügung erhält, die er für die Lösung braucht. „Natürlich besprechen wir die Aufgabe mit dem Auszubildenden und erklären ihm die Bedienung der Werkzeuge bzw. Maschinen, die er dazu braucht. Den Rest muss er selbst machen und auch kontrollieren“ erläutert Patrick Tzschach das Konzept.

Das Konzept geht auf. Die ganze Firma ist stolz auf die Auszubildenden, die 2001 und 2006 Kammersieger der HWK Heilbronn bei den Werkzeugmachern Formenbau wurden. Intern werden sie „Zauberlehrlinge“ genannt. Nachteil: Entwicklungsfähige junge Leute, die weiterkommen möchten, entscheiden sich oft für eine weiterführende Ausbildung oder für den Wechsel in ein größeres Unternehmen. „Das ist zwar für uns bedauerlich“, sagt Patrick Tzschach. „Trotzdem sehen wir es als unsere Aufgabe an, auszubilden, nicht nur für uns, sondern auch, um jungen Menschen einen guten Start ins Berufsleben zu ermöglichen.“